Im letzten und zugleich ersten Blogbeitrag dieser Beitragsreihe haben wir erfahren, dass eine Betriebsanweisung klare Vorgaben für den sicheren Umgang mit Arbeitsmitteln, Gefahrstoffen und bestimmten Tätigkeiten schafft. Doch wie lässt sich nun eine Betriebsanweisung richtig erstellen? Eins vorweg: Es reicht nicht aus, eine Vorlage herunterzuladen und unverändert zu übernehmen. Eine Betriebsanweisung muss auf die konkreten betrieblichen Verhältnisse, sprich die Arbeitsbedingungen und Gefährdungen im Unternehmen zugeschnitten sein.
Gefährdungen als Grundlage
Bevor Sie eine Betriebsanweisung erstellen, sollten Sie zunächst klären, welche Gefährdungen bei der jeweiligen Tätigkeit oder der Verwendung eines Arbeitsmittels bestehen. Dafür bildet die Gefährdungsbeurteilung eine wichtige Grundlage. Aus ihr ergeben sich dann die notwendigen Schutzmaßnahmen und Verhaltensregeln. Dabei sollten die tatsächlichen Bedingungen vor Ort berücksichtigt werden. Welche Tätigkeiten führen Beschäftigte aus? Was für Arbeitsmittel kommen zum Einsatz? Welche besonderen Gefährdungen bestehen? Und welche Schutzmaßnahmen müssen die Beschäftigten einhalten? Wenn diese Fragen geklärt sind, sollten Sie Anwendungsbereiche und Zielgruppen festlegen.
Anwendungsbereich und Zielgruppe
Als Nächstes sollte also festgelegt werden, für welchen Arbeitsbereich, Arbeitsplatz, welches Arbeitsmittel oder welche Tätigkeit die Betriebsanweisung gilt. Die DGUV (Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung) empfiehlt, Betriebsanweisungen möglichst konkret zu formulieren. Eine Betriebsanweisung für eine Maschine kann beispielsweise andere Inhalte erfordern als eine Betriebsanweisung für eine bestimmte Arbeitsmethode oder einen Gefahrstoff.
Inhalte der Betriebsanweisung
Welche Inhalte erforderlich sind, hängt also vom jeweiligen Anwendungsbereich ab. Grundsätzlich sollte eine Betriebsanweisung jedoch alle Informationen enthalten, die Beschäftigte für ein sicheres Arbeiten benötigen. Dazu können insbesondere gehören:
- mögliche Gefährdungen
- erforderliche Schutzmaßnahmen
- verbindliche Verhaltensregeln
- notwendige persönliche Schutzausrüstung
- Verhalten bei Störungen und im Gefahrfall
- Erste-Hilfe-Maßnahmen
- gegebenenfalls Hinweise zur sicheren Bedienung und Verwendung von Arbeitsmitteln
Verständlich und praxisnah
Eine Betriebsanweisung soll Beschäftigten im Arbeitsalltag tatsächlich helfen. Deshalb sollten Unternehmen beim Erstellen auf eine klare und verständliche Sprache achten. Verstehen alle Mitarbeitenden Deutsch auf Muttersprachniveau? Muss teilweise in die Muttersprache der Mitarbeiteden übersetzt werden? Das sind reale Gegebenheiten, die von Betrieb zu Betrieb unterschiedlich sind, und über die sich im Vorfeld Gedanken gemacht werden sollten. Vermeiden Sie zudem lange und komplizierte Formulierungen möglichst. Stattdessen sollten konkrete Handlungsanweisungen verwendet werden. Auch Piktogramme, Bilder und bekannte Sicherheitszeichen können die Verständlichkeit verbessern.
Bereitstellung und Unterweisung
Ist die Betriebsanweisung fertiggestellt, muss sie den betroffenen Beschäftigten in der erforderlichen Form zugänglich gemacht werden. Je nach Anwendungsbereich können hierfür konkrete gesetzliche Vorgaben gelten. Bei Arbeitsmitteln beispielsweise muss der Arbeitgeber vor der erstmaligen Verwendung eine schriftliche Betriebsanweisung in einer für die Beschäftigten verständlichen Form und Sprache an geeigneter Stelle zur Verfügung stellen. Die Betriebsanweisung ist außerdem bei der regelmäßigen Unterweisung zu berücksichtigen.
Wichtig ist zu beachten, dass die Betriebsanweisung nicht die erforderliche Arbeitsschutzunterweisung ersetzt. Beschäftigte müssen die für ihre Tätigkeit relevanten Informationen und Verhaltensregeln persönlich und mündlich vermittelt bekommen.
Muster und Vorlagen können Unternehmen dabei unterstützen, eine Betriebsanweisung zu erstellen. Sie bieten eine Orientierung für Aufbau und Inhalte und können den Erstellungsaufwand reduzieren. Eine Vorlage sollte jedoch niemals ungeprüft übernommen werden. Die DGUV weist ausdrücklich darauf hin, dass Musterbetriebsanweisungen an die jeweiligen betrieblichen Verhältnisse angepasst werden müssen.
Fazit
Wer eine Betriebsanweisung erstellen möchte, sollte zunächst die konkreten Gefährdungen und Arbeitsbedingungen betrachten. Anschließend lassen sich die erforderlichen Schutzmaßnahmen und Verhaltensregeln verständlich und praxisnah formulieren. Vorlagen können dabei eine Unterstützung sein. Entscheidend ist jedoch, dass die fertige Betriebsanweisung die tatsächlichen Bedingungen im Unternehmen abbildet und bei Veränderungen angepasst wird.
Sie möchten Betriebsanweisungen nicht selbst erstellen oder benötigen Unterstützung bei der Überprüfung bestehender Dokumente? Sprechen Sie uns an – als Sicherheitsarchitekten bzw. als Berater in allen Fragen der Unternehmenssicherheit unterstützen wir Sie dabei, Betriebsanweisungen auf Grundlage der Gefährdungsbeurteilung zu erstellen, zu aktualisieren und praxisgerecht aufzubauen.
Welche besonderen Anforderungen für Betriebsanweisungen bei Gefahrstoffen gelten, erfahren Sie im nächsten Blogbeitrag unserer Beitragsreihe rund um das Thema Betriebsanweisung.
Christoph Ritzel ist Consultant bei Security Assist und berät als Fachkraft für Arbeitssicherheit (SiFa) und Brandschutzbeauftragter unsere Mandanten in sicherheitsspezifischen Prozessen sowie Themen des Arbeits- und Gesundheitsschutzes.